SIKLUS PENDAPATAN ; PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS SISTEM INFORMASI

Toharudin

Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA.

SIKLUS PENDAPATAN ; PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS SISTEM INFORMASI

SIKLUS PENDAPATAN PADA SUATU PERUSAHAAN

Pengertian Siklus Pendapatan

Siklus Pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dalam penyediaan barang atau jasa kepada konsumen atau pelanggan dan proses penagihan kas atas pembayaran dari penjualan barang atau jasa tersebut. Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah menyediakan produk atau jasa yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka ada 4 aktivitas pokok yang dilakukan dalam siklus pendapatan yaitu :

1.       Aktivitas Penerimaan Pesanan dari pelanggan

a.       Mengambil pesanan pelanggan; Pesanan pelanggan bisa dilakukan dengan berbagai cara  seperti langsung diterima di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, ataupun melalui tenaga penjualan di lapangan.

b.      Persetujuan kredit; Aktivitas penjualan secara kredit harus disetujui sebelum di proses. Bagi pelanggan yg memiliki catatan yang baik, maka biasanya pemeriksaan tidak diperlukan sebelum disetujui,, tetapi bagi pelanggan baru atau yang lama tapi memiliki catatan tidak baik maka proses persetujuan harus lebih ketat.

c.       Memeriksa ketersediaan persediaan; Tujuannya adalah agara dapat memastikan kapan pesanan dapat dipenuhi dan berapa banyak.

d.       Menjawab permintaan pelanggan; Tujuannya adalah memuaskan pelanggan  sehingga pelanggan menjadi loyal terhadap perusahaan. Biasanya beberapa perusahaan menggunakan software khusus untuk mencapai tujuan tersebut yaitu CRM ( Customer Relationship Management) dengan tujuan agar pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

2.       Aktivitas Pengiriman Barang

a.       Ambil dan pak pesanan; Biasanya menggunakan kartu pengambilan barang yang tercetak sesuai data entri pesanan, dan sekaligus memicu proses pengepakan pesanan. Untuk mpeningkatan pelayanan, maka  diperlukan system gudang otomatis yang memungkinkan dapat diawasinya stok secara tepat, cepat dan efisien.

b.      Kirim pesanan; Memastikan bahwa barang yang sudah di pak sesuai pesanan dan dikirimkan ke tempat dan alamat yang tepat serta waktu sesuai dengan pesanan.

3.       Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha

a.       Penagihan ; merupakan aktivitas untuk memastikan bahwa pembayaran sesuai dengan tanggal jatuh tempo dan dengan jumlah yang sesuai. Menghindari jangan sampai terjadi kegagalan dalam penagihan pelanggan serta terjadi kesalahan penagihan.

b.      Pemeliharaan data piutang usaha; Pemeliharaan data piutang untuk memastikan data piutang terpelihara dengan baik,  aliran kas perusahaan terjaga, serta saldo piutang tidak mengganggu aktivitas perusahaan.

c.       Pengecualian: Penyesuaian rekening dan penghapusan; apabila terjadi adanya piutang yang tidak tertagih akibat beberapa hal yang dapat diterima, maka proses penghapusan bisa dilakukan, tentu saja syarat-syarat penghapusan ini harus melalui persetujuan beberapa pihak yang memiliki wewenang dalam perusahaan.

4.       Aktivitas Penagihan kas

Pemnerimaan kas dari hasil penjualan atau dari penagihan pitang di simpan langsung ke bank untuk meminimalisasi terjadinya kehilangan atau pencurian. Aktivitas penagihan kas ini terdiri dari:

a.       Menangani kiriman uang pelanggan

b.      Menyimpannya ke bank

Tujuan Siklus Pendapatan

Tujuan Utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga sesuai. Tujuan-tujuan lain dari suklus pendapatan  berkaitan dengan pengendalian dan pengawasan aktivitas pendapatan antara lain :

·       Semua transaksi telah diotorisasi dengan benar

·       Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)

·       Semua transaksi yang valid dan disyahkan, telah dicatat

·       Semua transaksi dicatat dengan akurat

·       Aset  dijaga dari kehilangan ataupun pencurian

·       Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Ancaman dan Pengendalian Dalam Siklus Pendapatan

Beberapa Ancaman/ Resiko dari aktivitas siklus pendapatan dan alternative pengendaliannya adalah sebagai berikut:

1.       Aktivitas Penerimaan dan Entri Pesanan; Adanya pesanan yang tidak lengkap atau tidak akurat serta bila penjualan secara kredit maka kemungkinan ada pelanggan yang memiliki catatan kreditnya tidak baik, Pengesahaan pesanan yang kurang serta ada kemungkinan persediaan habis.  Maka prosedur yang dilakukan adalah dengan melakukan pemeriksaan secara cermat saat edit entri data; dan untuk pelanggan yg memiliki catatn kredit kurang baik maka prosedur formal pengesahan kredit harus dilakukan oleh bagian yang memiliki wewenang, Tandatangan basah atau digital harus ada serta buat system pengendalian persediaan yang otomatis.

2.       Aktivitas  Pengiriman ; Bisa terjadi kesalahan dalam pengiriman baik alamat maupun jenis dan jumlah pesanan, terjadi kekurangan jumlah akibat pencurian persediaan. Maka Prosedur yang harus dilakukan adalah dengan melakukan Rekonsiliasi setiap saat antara kartu pesanan, kartu pengepakan dan slip pengambilan barang. Membatasi akses perorangan dengan fisik barang di gudang.

3.       Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha ; Bisa terjadi kegagalan dan kesalahan penagihan  serta kesalahan dalam pembaharuan data piutang usaha. Maka prosedur pengendalian yang dapat dilakukan adalah Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan, lakukan edit saat entri data piutang, lakukan rekonsiliasi secara rutin  antara buku catatan pembantu dan buku besar dalam system akuntansi perusahaan.

4.       Aktivitas Penagihan Kas ; Bisa terjadi pencurian/ kehilangan kas.  Prosedur pengendaliannya adalah denga mengambil kebijakan bahwa setiap penerimaan kas harus disimpan di bank atau setiap pembayaran harus melalui transfer ke rekening perusahan di bank, serta melakukan pemisahan fungsi antara penerima, pencatat dan pengiriman ke bank. Lakukan rekonsiliasi secara rutin antara buku catatan buku pembantu kas dengan buku besar dalam system akuntansi perusahaan.

Dari ringkasan aktivitas, tujuan serta pengendalian ancaman siklus Pendapatan,  dapat dibuat desain system umum siklus pendapatan sebagai berikut :

TINJAUAN SIKLUS PENDAPATAN PADA PT PLN BATUBARA

Pendahuluan

 PT PLN Baatubara  merupakan salahsatu Anak Perusahann dari PT PLN  (Persero) yang ditugasi untuk mengamankan pasokan batubara bagi PLTU-PLTU milik PT PLN (Persero) atau PLTU-PLTU lainnya yang memiliki perjanjian jual beli tenaga listrik dengan PT PLN (Persero). Pengamanan dimaksud adalah menjaga agar PLTU tidak beroperasi sehingga  menyebabkan terjadinya Pemadaman akibat PLTU kekurangan bahan bakar berupa Batubara.

Dalam hal penyediaan batubara tersebut, maka dibuat perjanjian kerjasama  antara PT PLN Batubara dan PT PLN (Persero) berupa Kerjasama Strategis (KJS) yang ditanda tangani sejak tahun 2010 dan kemudian setiap tahun mengalami amandemen-amandemen.

Isi Kerjsasama Stategis tersebut antara lain mengatur tentang Pendanaan PT PLN Batubara serta pertanggungjawabannya, Kewajiban Pasokan serta  PLTU tujuan. Berisi juga tentang harga batubara  dengan spesifikasi yang berbeda beda tergantung spesifikasi PLTU.

Untuk sumber pendanaan murni 100% berasal dari PT PLN (Persero). Modal awal operasional diberikan dalam bentuk modal dasar, kemudian untuk operasional pencarian Batubara diberikan didepan terlebih dahulu, dan kemudian dipertanggungjawabkan dengan pengiriman batubara setiap bulannya melalui mekanisme offset.

Pendapatan Operasi PLN Batubara hanya berasal dari  PT PLN (Persero). Sangat sedikit berasal dari jasa giro dari bunga akibat adanya dana tertahan sementara di bank.

Siklus Pendapatan.

Pengakuan Pendapatan PLN Batubra berasal dari nilai jumlah batubara yang dipasok dikalikan dengan harga batubara  sampai dengan titik serah di jetty PLTU,  sesuai Kerjasama Strategis. Terjadi penyesuaian-penyesuaian harga tergantung pada  spesifikasi batubara actual  dibandingkan dengan spesifikasi standar dalam KJS.

Siklus Pendapatan di PLN Batubra  secara berurutan adalah sebagai berikut :

1.       Adanya kesepakatan jumlah, sfesifikasi, sumber dan tujuan serta harga  batubara yang dituangkan dalam lampiran Amandemen KJS yang ditetapkan untuk waktu satu tahun.

2.   Adanya rapat koordinasi pengiriman di akhir bulan sebelumnya untuk pengiriman bulan yang besangkutan.  Rapat koordinasi ini lebih spesifik dari kesepakatn di KJS karena menyangkut jadwal,  mitra tambang serta alat transfortasinya.

3.  Pengiriman Batubara sesuai rapat koordinasi melibatkan  Surveyor, asuransi   dan Konsultan Pengawas.

4. Pembonngkaran Batubara di Jetty PLTU  disertai dengan pengukuran kuantitas/berat, pengambilan sample untuk pengujian serta pembuatan Berita Acara Serah Terima Batubara.

5.       Proses  Pembuatan Invoice yang dilampiri Kuitansi, Certificate of Weight (berat) serta Certificate Of Analysiss (COA) yang dibuat oleh Surveyor.

6.       Penagihan ke PT PLN (Persero) sebagai Offset atas Uang Muka Penyediaan Batubara sekaligus permintaan dana Uang Muka Kembali.

7.       Semua penerimaan atas Dana dari PLN Pusat dilakukan dengan mekanisme transfer antar bank.

Siklus atau proses tersebut diatas merupakan proses yang terjadi untuk pola traiding yaitu perolehan batubara  melalui pelaksanaan jual beli batubara antara pihak yang memiliki tambang  dan/atau menguasai cadangan batubara dalam berbagai bentuk  dengan pihak PT PLN batubara sebagai pembeli.

Pihak-Pihak yang terlibat  dan Dokumen yang dihasilkan

1.       Pemasok yang menjual batubara kepada PLN Batubara. Dokumen yg harus dimiliki adalah IUP atau IUP Khusus angkut jual, Sertifikat Clear and Clien,

2.       Surveyor sebagai pihak independen yang memiliki otoritas penilai kualitas dan kuantitas Batubara ; menetbitkan Certifikat of Weight  (COW) dan Certificate of Analysisi (COA)

3.       Unit PLTU tujuan dan Induk diatasnya; Yang menerima  dan membuat Berita Acara Serah Terima dan Berita acara perhitungan  harga berdasarkan COW dan COA

4.       PT PLN Batubara ; Menyiapkan  Invoice  dan kuitansi Berita acara Perhitungan Harga berdasarkan COW dan COA ; Menerima  Droping dana Penyediaan dari PT PLN (Persero)

5.       Divisi Batubara  PT PLN (Persero); Menerbitkan rekomendasi untuk pembayaran kepada Divisi Treasury.

6.       Divisi  Treasury  PT PLN (Persero); Melakukan  Offset atas Uang muka Penyediaan batubara atau Pembayaran/Droping dana ke PLN Batubara melalui mekanisme transfer antar bank.

Masalah pengendalian pendapatan yang sering mengalami kendala adalah keterlambatan dalam penyiapan Invoice dan kuitansi  oleh PLN Batubara akibat keterlambatan Berita Acara Perhitungan Harga ataupun Berita Acara Serahterima  Batubara  yang melibatkan beberapa pihak dan memerlukan aproval secara manual (tandatangan basah). Hal ini menyebabkan proses pertanggungjawaban dan permintaan Uang Muka dana Penyediaan Batubara menjadi terlambat. Ke depan  hal tersebut bisa diatasi apabila diterapkannya Digitalisasi serta penerapan tanda tangan elekronik serta mobile approval.

DAFTAR PUSTAKA

1.          Hapzi Ali, Prof., Dr.,MM,CMA,  Modul Perkuliahan, sistem Informsi & Pengendalian Internal – Siklus Pendapatan: Penjualan dan penerimaan kas Sistem Informasi Siklus Pendapatan., Universitas Mercubuana, 2018.

2.          Kerjasama Stategis antara PT PLN (Persero) dengan PT PLN Batubara, tentang Pengamanan Kebutuhan Batubara untuk Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU) dilingkungan PT PLN (Persero), 13 Maret 2010

3.          Yaanuar.sewaarcid.com/Siklus-pendapatan/ Mar 12, 2017