SIKLUS UPAH DAN SUMBERDAYA MANUSIA, SISTEM INFORMASI SIKLUS UPAH DAN SDM
Toharudin
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA.
SIKLUS UPAH DAN SUMBERDAYA MANUSIA, SISTEM INFORMASI SIKLUS UPAH DAN SDM
A. Managemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
Managemen Sumber daya Manusia (MSDM) dalam perusahaan melakukan
berbagai aktivitas terkait dengan masalah kepegawaian antara lain rekruetmen,
pelatihan, penugasan kerja, penggajian dan lain-lain. Olek karena SDM merupakan
asset yang tidak ternilai bagi perusahaan, maka harus dikelola dengan baik. Siklus
penggajian/pengupahan memainkan peranan penting dalam pendistribusian reward
bagi tenaga kerja. Akan tetapi siklus penggajian harus disusun sedemikian rupa
sehingga kemungkinan adanya kecurangan dapat diminimalisir. Semakin baik siklus
penggajian, maka semakin efektif pula kinerja perusahaan.
B. Siklus Penggajian
Penggajian/Penbgupahan merupakan hal yang sangat krusial dalam MSDM
karena gaji atau upah merupakan penghargaan yang diharapkan oleh seluruh pegawai
setelah mereka memberikan tenaga, waktu, dan pikirannya untuk mengembangkan
perusahaan. Proses penggajian sangat komplek.Berbagai macam fungsi yang terlibat
dalam siklus penggajian antara lain :
1. Fungsi Kepegawain
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menempakan orang pada
penggajian perusahaan, melakukan kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan dan pmberhentian karyawan.
Dalam struktur organisasi , fungsi kepegawaian berada di bagian kepegawaian,
dibawah departemen personalia dan umum.
2. Fungssi Pencatat Kartu
Bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan
kartu pencatat kerja (job-time tickets). Dalam Sistempengendalian intern yang baik
mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan
oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat daftar Gaji
Bertanggungjawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto
yang mebjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan
selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna
pembauatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji
dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi akuntasi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Dalam struktur organisasi,
fungsi Akuntansi berada dibawah Departemen Keuangan sama dengan Fungsi
keuangan perusahaan
5. Fungsi Keuangan
Bertanggungjawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta
menguangkan cek ke bank bila penggajian atau pegupahan tersebut langsung
dengan uang tunai. Biala dengan aplikasi transfer maka langsung di buatkan daftar
ke bank untuk di transfer ke masing-masing rekening bak karyawan.
Kelima Fungsi tersebut dalam siklus penggajian sebuah perusahaan harus ada dan
mendukung dipeliharanya pemenuhan hak-hak kepegawaian dan menjamin kepastian
perusahaan memiliki aset Sumberdaya Manusia yang loyal dan berintegritas.
Aktivitas-aktivitas dalam siklus penggajian adalah:
1. Pembaharuan file untuk penggajian
2. Perbaharui tariff dan potongan
3. Validasi data waktu dan kehadiran
4. Siapkan penggajian
5. Keluarkan dana penggajian
6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar oleh perusahaan
7. Pengeluaran dana pajak penghasilanndan potongan lain-lain
Peran sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam Siklus Penggajiaan adalah :
1. Perhitungan jam kerja akurat
2. Semua transaksi penggajian tercatat secara benar dan akurat
3. Semua perstursn (pajak dan asuransi) diterapkan secara benar
4. Aset (kas maupun data) terjaga dari penyelewengan
5. Aktivitas pada departemen SDM dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.
Sedangkan risiko-risiko yang mungkin terjadi pada siklus penggajian adalah :
1. Pencatatan waktu kerja yang tidak sesuai
2. Perhitungan gaji yang tidak tepat
3. Akses data yang tidak terbatas pada master file
4. Pencurian kas
5. Pembayaran gaji pada pegawai fiktif atau yang sudah pension
6. Perhitungan tarif pajak yang tidak sesuai
C. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Rangkaian aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang berkaitan dengan
pengelolaan tenaga kerja merupakan tugas dari manjemen sumber daya manusia.
Tugas tugas tersebut dapat dirinci sebagai berikut :
1. Perekrutan dan penerimaan pegawa
2. Pelatihan dan Pendidikan
3. Penugasan Kerja
4. Penggajian
5. Evaluasi Kinerja
6. Pemberhentian Kerja
Sumber daya manusia nerupakan bagian penting di dalam perusahaan sehingga
pengelolaannya harus dilakukan dengan baik. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM) atau Human Resourches Information System (HRIS) adalah sistem informasi
yang dibuat untuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan sumber daya
manusia. Informasi tersebar digunakan digunakan perusahaan dalam pengambilan
keputusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang ada di luar (calon
pegawai) dan di dalam (pegawai) perusahaan.
SISDM merupakan penggabungan dua bidang ilmu, yaitu ilmu Manajemen Sumber
Daya Manusia dan Teknologi Informasi. Sebagai perwujudan sistem informasi yang
baik, implementasi teknologi informasi dibutuhkan oleh departemen sumber daya
manusia agar dapat mengotomatisasi proses pendokumentasian informasi yang ada di
departemen SDM agar lebih efektif dan efisien. Proses pengotomatisasisan dengan
teknologi informasi dapat mengurangi penggunaan kertas dan menyimpan data dengan
baik karena semua informasi disimpan di dalam database.
Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) memiliki berbagai manfaat
sebagai berikut:
1. Informasi pegawai
Departemen SDM memiliki peran penting terhadap semua pegawai di dalam
perusahaan. Departemen SDM merupakan departemen yang pertama kali
berhubungan dengan calon pegawai sehingga awal mula informasi pegawai dicatat
oleh departemen tersebut. Banyaknya pegawai di perusahaan sangat membutuhkan
sistem informasi yang baik untuk mencatat informasi pegawai seperti, data pribadi,
jabatan, pangkat, golongan, dan informasi kepegawaian lainnya.
2. Penggajian
SISDM memiliki kegunaan untuk mengotomatisasi sistem penggajian. Gaji yang
dikeluarkan untuk seorang pegawai secara otomatis telah dihitung berdasarkan
kehadiran, waktu lembur, pajak, bonus, tunjangan, dan berbagai tambahan maupun
pungutan yang diberlakukan sesuai kebijakan perusahaan. Di perusahaan yang sudah
menerapkan SISDM, proses penggajian tidak lagi dilakukan oleh departemen
keuangan, tetapi oleh departemen SDM.
3. Kehadiran
Kehadiran pegawai yang tercatat di perusahaan akan diproses lebih lanjut
dengan menggunakan SISDM. Kehadiran pegawai dapat dicatat oleh pegawai sendiri
dalam bentuk tanda tangan di daftar presensi ataupun dicatat melalui alat absensi sidik
jari. Apabila kehadiran dilakukan manual, maka pencatatan ke dalam sistem juga
dilakukan manual untuk memasukkan data kehadiran pegawai ke dalam SISDM.
Apabila pegawai melakukan presensi secara otomatis, maka alat absensi sidik jari
dapat dihubungkan langsung dengan sistem.
Evaluasi Kinerja
Sumber daya manusia sebagai asset penting perusahaan memerlukan evaluasi
terhadap kinerjanya. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan untuk memberikan umpan
balik yang sesuai terhadap kinerja mereka. Umpan balik merupakan bentuk
penghargaan yang dapat memotivasi pegawai untuk bekerja lebih produktif dan
berkontribusi terhadap perusahaan.
Implementasi SISDM membantu manajemen dan departemen SDM untuk
mengevaluasi kinerja pegawai berdasarkan informasi yang dapat
dipertanggungjawabkan, bukan kareba subjektivitas. Key Performance Indicator (KPI)
merupakan parameter yang dapat digunakan untuk menilai kinerja pegawai.
Dengan adanya evaluasi, manajemen dan departemen SDM akan mendapatkan
informasi seperti pegawai dengan informasi seperti pegawai dengan prestasi dan
kinerja terbaik, pegawai berpotensi tinggi, dan program pengembangan atau pelatihan
yang harus diadakan. Informasi-informasi tersebut berguna untuk mengetahui potensi
sumber daya manusia yang sudah maupun belum dimiliki perusahaan.
Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa aktivitas-aktivitas dalam siklus
Sumberdaya Manuasia sebagai bagian dari Sistem Informasi Sumberdaya Manusia
adalah sebagai berikut :
1. Melakukan Perencanaan dan Analisa Sumber Daya
2. Mengupayakan Kesetaraan Kesempatan Bekerja
3. Melakukan Perekrutan/ Stafing
4. Mengupayakan Pengembangan Sumberdaya manusia
5. Memformulasikan Kompensasi dan Keuntungan
6. Menjamin adanya fasilitas Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja
7. Menjalin Hubungan Tenaga Kerja dan Buruh dengan Manajemen.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hapzi Ali, Prof. Dr. MM., CMA, 2018, Modul Perkuliahan- Sistem Upah dan Sumber
Daya Manusia, Sistem Informasi Siklus Upah dan SDM, Universitas Mercu Buana
2. Faiz Zamzami, Nabella Duta Nusa, Ihda Arifin Faiz, Sistem Informasi Akuntansi,
Gajahmada University Press, Cetakan Kedua, Oktober 2016.
3. www.academia.edu/10236176/Siklus Manajemen SDM dan Penggajian/ 2012
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA.
SIKLUS UPAH DAN SUMBERDAYA MANUSIA, SISTEM INFORMASI SIKLUS UPAH DAN SDM
A. Managemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
Managemen Sumber daya Manusia (MSDM) dalam perusahaan melakukan
berbagai aktivitas terkait dengan masalah kepegawaian antara lain rekruetmen,
pelatihan, penugasan kerja, penggajian dan lain-lain. Olek karena SDM merupakan
asset yang tidak ternilai bagi perusahaan, maka harus dikelola dengan baik. Siklus
penggajian/pengupahan memainkan peranan penting dalam pendistribusian reward
bagi tenaga kerja. Akan tetapi siklus penggajian harus disusun sedemikian rupa
sehingga kemungkinan adanya kecurangan dapat diminimalisir. Semakin baik siklus
penggajian, maka semakin efektif pula kinerja perusahaan.
B. Siklus Penggajian
Penggajian/Penbgupahan merupakan hal yang sangat krusial dalam MSDM
karena gaji atau upah merupakan penghargaan yang diharapkan oleh seluruh pegawai
setelah mereka memberikan tenaga, waktu, dan pikirannya untuk mengembangkan
perusahaan. Proses penggajian sangat komplek.Berbagai macam fungsi yang terlibat
dalam siklus penggajian antara lain :
1. Fungsi Kepegawain
Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menempakan orang pada
penggajian perusahaan, melakukan kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan dan pmberhentian karyawan.
Dalam struktur organisasi , fungsi kepegawaian berada di bagian kepegawaian,
dibawah departemen personalia dan umum.
2. Fungssi Pencatat Kartu
Bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan
kartu pencatat kerja (job-time tickets). Dalam Sistempengendalian intern yang baik
mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan
oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat daftar Gaji
Bertanggungjawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto
yang mebjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan
selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna
pembauatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji
dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi akuntasi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Dalam struktur organisasi,
fungsi Akuntansi berada dibawah Departemen Keuangan sama dengan Fungsi
keuangan perusahaan
5. Fungsi Keuangan
Bertanggungjawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta
menguangkan cek ke bank bila penggajian atau pegupahan tersebut langsung
dengan uang tunai. Biala dengan aplikasi transfer maka langsung di buatkan daftar
ke bank untuk di transfer ke masing-masing rekening bak karyawan.
Kelima Fungsi tersebut dalam siklus penggajian sebuah perusahaan harus ada dan
mendukung dipeliharanya pemenuhan hak-hak kepegawaian dan menjamin kepastian
perusahaan memiliki aset Sumberdaya Manusia yang loyal dan berintegritas.
Aktivitas-aktivitas dalam siklus penggajian adalah:
1. Pembaharuan file untuk penggajian
2. Perbaharui tariff dan potongan
3. Validasi data waktu dan kehadiran
4. Siapkan penggajian
5. Keluarkan dana penggajian
6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar oleh perusahaan
7. Pengeluaran dana pajak penghasilanndan potongan lain-lain
Peran sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam Siklus Penggajiaan adalah :
1. Perhitungan jam kerja akurat
2. Semua transaksi penggajian tercatat secara benar dan akurat
3. Semua perstursn (pajak dan asuransi) diterapkan secara benar
4. Aset (kas maupun data) terjaga dari penyelewengan
5. Aktivitas pada departemen SDM dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien.
Sedangkan risiko-risiko yang mungkin terjadi pada siklus penggajian adalah :
1. Pencatatan waktu kerja yang tidak sesuai
2. Perhitungan gaji yang tidak tepat
3. Akses data yang tidak terbatas pada master file
4. Pencurian kas
5. Pembayaran gaji pada pegawai fiktif atau yang sudah pension
6. Perhitungan tarif pajak yang tidak sesuai
C. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Rangkaian aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang berkaitan dengan
pengelolaan tenaga kerja merupakan tugas dari manjemen sumber daya manusia.
Tugas tugas tersebut dapat dirinci sebagai berikut :
1. Perekrutan dan penerimaan pegawa
2. Pelatihan dan Pendidikan
3. Penugasan Kerja
4. Penggajian
5. Evaluasi Kinerja
6. Pemberhentian Kerja
Sumber daya manusia nerupakan bagian penting di dalam perusahaan sehingga
pengelolaannya harus dilakukan dengan baik. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
(SISDM) atau Human Resourches Information System (HRIS) adalah sistem informasi
yang dibuat untuk menyediakan informasi yang berkaitan dengan sumber daya
manusia. Informasi tersebar digunakan digunakan perusahaan dalam pengambilan
keputusan yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang ada di luar (calon
pegawai) dan di dalam (pegawai) perusahaan.
SISDM merupakan penggabungan dua bidang ilmu, yaitu ilmu Manajemen Sumber
Daya Manusia dan Teknologi Informasi. Sebagai perwujudan sistem informasi yang
baik, implementasi teknologi informasi dibutuhkan oleh departemen sumber daya
manusia agar dapat mengotomatisasi proses pendokumentasian informasi yang ada di
departemen SDM agar lebih efektif dan efisien. Proses pengotomatisasisan dengan
teknologi informasi dapat mengurangi penggunaan kertas dan menyimpan data dengan
baik karena semua informasi disimpan di dalam database.
Manfaat Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) memiliki berbagai manfaat
sebagai berikut:
1. Informasi pegawai
Departemen SDM memiliki peran penting terhadap semua pegawai di dalam
perusahaan. Departemen SDM merupakan departemen yang pertama kali
berhubungan dengan calon pegawai sehingga awal mula informasi pegawai dicatat
oleh departemen tersebut. Banyaknya pegawai di perusahaan sangat membutuhkan
sistem informasi yang baik untuk mencatat informasi pegawai seperti, data pribadi,
jabatan, pangkat, golongan, dan informasi kepegawaian lainnya.
2. Penggajian
SISDM memiliki kegunaan untuk mengotomatisasi sistem penggajian. Gaji yang
dikeluarkan untuk seorang pegawai secara otomatis telah dihitung berdasarkan
kehadiran, waktu lembur, pajak, bonus, tunjangan, dan berbagai tambahan maupun
pungutan yang diberlakukan sesuai kebijakan perusahaan. Di perusahaan yang sudah
menerapkan SISDM, proses penggajian tidak lagi dilakukan oleh departemen
keuangan, tetapi oleh departemen SDM.
3. Kehadiran
Kehadiran pegawai yang tercatat di perusahaan akan diproses lebih lanjut
dengan menggunakan SISDM. Kehadiran pegawai dapat dicatat oleh pegawai sendiri
dalam bentuk tanda tangan di daftar presensi ataupun dicatat melalui alat absensi sidik
jari. Apabila kehadiran dilakukan manual, maka pencatatan ke dalam sistem juga
dilakukan manual untuk memasukkan data kehadiran pegawai ke dalam SISDM.
Apabila pegawai melakukan presensi secara otomatis, maka alat absensi sidik jari
dapat dihubungkan langsung dengan sistem.
Evaluasi Kinerja
Sumber daya manusia sebagai asset penting perusahaan memerlukan evaluasi
terhadap kinerjanya. Hal tersebut dilakukan dengan tujuan untuk memberikan umpan
balik yang sesuai terhadap kinerja mereka. Umpan balik merupakan bentuk
penghargaan yang dapat memotivasi pegawai untuk bekerja lebih produktif dan
berkontribusi terhadap perusahaan.
Implementasi SISDM membantu manajemen dan departemen SDM untuk
mengevaluasi kinerja pegawai berdasarkan informasi yang dapat
dipertanggungjawabkan, bukan kareba subjektivitas. Key Performance Indicator (KPI)
merupakan parameter yang dapat digunakan untuk menilai kinerja pegawai.
Dengan adanya evaluasi, manajemen dan departemen SDM akan mendapatkan
informasi seperti pegawai dengan informasi seperti pegawai dengan prestasi dan
kinerja terbaik, pegawai berpotensi tinggi, dan program pengembangan atau pelatihan
yang harus diadakan. Informasi-informasi tersebut berguna untuk mengetahui potensi
sumber daya manusia yang sudah maupun belum dimiliki perusahaan.
Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa aktivitas-aktivitas dalam siklus
Sumberdaya Manuasia sebagai bagian dari Sistem Informasi Sumberdaya Manusia
adalah sebagai berikut :
1. Melakukan Perencanaan dan Analisa Sumber Daya
2. Mengupayakan Kesetaraan Kesempatan Bekerja
3. Melakukan Perekrutan/ Stafing
4. Mengupayakan Pengembangan Sumberdaya manusia
5. Memformulasikan Kompensasi dan Keuntungan
6. Menjamin adanya fasilitas Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja
7. Menjalin Hubungan Tenaga Kerja dan Buruh dengan Manajemen.
DAFTAR PUSTAKA
1. Hapzi Ali, Prof. Dr. MM., CMA, 2018, Modul Perkuliahan- Sistem Upah dan Sumber
Daya Manusia, Sistem Informasi Siklus Upah dan SDM, Universitas Mercu Buana
2. Faiz Zamzami, Nabella Duta Nusa, Ihda Arifin Faiz, Sistem Informasi Akuntansi,
Gajahmada University Press, Cetakan Kedua, Oktober 2016.
3. www.academia.edu/10236176/Siklus Manajemen SDM dan Penggajian/ 2012
Comments
Post a Comment