PENGELOLAAN BATUBARA DENGAN APLIKASI BATUBARA ONLINE (BBO) DI PT PLN (PERSERO)

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

Dosen : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

TENTANG

PENGELOLAAN BATUBARA DENGAN APLIKASI

BATUBARA ONLINE (BBO) DI PT PLN (PERSERO)

OLEH :

TOHARUDIN

55517120012

MAGISTER AKUNTANSI

PROGRAM PASCA SARJANA (S2)

UNIVERSITAS MERCUBUANA

2018

SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

PENGELOLAAN BATUBARA DENGAN APLIKASI BATUBARA ONLINE (BBO) DI PT PLN (PERSERO)

I.        PENDAHULUAN

Pada tahun 2017, Jumlah Biaya Bahan bakar  Batubara PT PLN (Persero) sebesar +/- Rp 42 Triliun  atau sebesar 17% dari  total biaya operasi sebesar Rp 275,47 Triliun (1). Jumlah Biaya Batubara tersebut dari tahun ke tahun terus meningkat dan diperkirakan pada tahun tahun yang akan datang terus bertambah baik dari jumlah maupun prosentasenya mengingat adanya program pemerintah yang harus dijalankan PLN dengen membangun Pembangkit Listrik berbahan bakan batu bara sebesar 35.000 MW.

Sementara jumlah PLTU yang dilayani dengan bahan bakar batubara pada tahun 2017 +/- sebanyak 70 Unit yang tersebar  diseluruh Indonesia, sementara Sumber batubaranya sebarannya tidak seperti seberan PLTU yang perlu dilayani.  Oleh karena PLN  sampai dengan saat ini belum memiliki langsung IUP (Ijin Usaha Penambangan) atau IUPK (Ijin Usaha Penambangan Khusus-Pengangkutan dan Penjualan), maka perolehan Batubara dilakukan secara traiding dimana PLN membeli Batubara kepada Pemasok yang memiliki PKP2B, IUP dan IUPK baik dengan system FOB maupun CIF, dan karena itulah maka PLN perlu memiliki  Sistim Informasi dan Sistim Pengendalian yang cukup untuk mengelola agar administrasi tata Niaga Batubaranya menjadi lebih  Aman,  Efektif dan Efisien.

Hal ini disadari oleh PLN, maka  sejak tahun 2011, bekerjasama dengan Anak Perusahaan, PT ICON+ dibangun Aplikasi Batu Bara Online (BBO)  . Aplikasi BBO ini diharapkan dapat menyediakan fungsi dan pengendalian atas aktifitas-aktifitas sebagai berikut :

1. Pengelolaan kontrak, pemantauan ketersediaan pasokan batubara dan proses pembayarannya batubara.
2. Tersediaanya Dashboard Management, sebagai alat bantu untuk memantau ketersediaan pasokan, evaluasi kinerja pemasok dan pembangkit, serta tracking transportasi batubara sampai dengan tempat tujuan secara online dan real-time
3.  Terselenggaranya Reporting, untuk mendukung pelaporan ke pihak terkait dan manajemen

Diharapkan dengan adanya Aplikasi BBO ini, maka kebutuhan  informasi  yang akurat dan tepat waktu untuk kepentingan stakeholder yaitu PLN, Pemasok, dan Transportasi dapat dipenuhi. Khusus untuk PLN, aplikasi ini juga sangat membantu Manajemen dalam melakukan pengendalian atas persediaan, perencanaan kas serta mendorong efisiensi bagi perusahaan.

II.      LANDASAN TEORI

Untuk membahas lebih lanjut Aplikasi BBO yang dijalankan oleh PLN, maka perlu penulis memahami landasan teori berkaitan dengan ketersediaan Sistem Informasi dan Pengendalian Intern dalam sebuah perusahaan.

2.1. Pengertian sistem dan Karakteristiknya

Sistem  merupakan kesatuan yang terdiri dari beberapa elemen saling dihubungkan untuk memudahkan suatu aliran. Sistem  merupakan kelompok yang  terbentuk dari beberapa unsure, atau komponen yang satu sama lain berada di dalam keterikatan yang fungsional. Masing-masing saling kohesif satu sama lain, sehingga semua unit terjaga keeksistensinya. (2)

Dengan demikian maka suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai  (3):

a.       Komponen (components) : terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b.      Batas sistem (boundary) : merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c.       Lingkungan luar sistem (environments) : papun diluar batas  sistem yang mempengaruhi operasi sistem lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan  dan merugikan bagi suatu system.

d.      Penghubung (interface) : marupakan media penghubung antar subsistem. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.

e.       Masukan (input) : adalah data-data yang dimasukkan ke dalam system yang akan diolah oleh system menjadi informasi.

f.        Pengolah (process) : suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contoh Sistem akuntasi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan –laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen

g.       Keluaran (output) : adalah hasil dari pengolahan data oleh system baik informasi yang berguna  maupun kemungkinan ‘sampah’ yang perlu di buang.

h.      Sasaran (objectives) atau tujuan (goal) : susatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) yang ditujukan ketika system itu dibangun.

2.2.  Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan (4).

Adapun komponen-komponen system informasi terdiri dari :

1.       Komponen Input atau masukan

2.       Komponen Model

3.       Komponen Output atau komponen keluaran

4.       Komponen teknologi

5.       Komponen basis data

6.       Komponen kontrol atau komponen pengendalian.

 Ke enam komponen tersebut menjadi satu kesatuan dalam system informasi yang mengolah data data menjadi Informasi yang berguna bagi pemakainya untuk membantu pengambilan keputusan. Untuk dapat berguna maka Informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi harus di dukung oleh tiga pilar sebagai berikut:

1.       Akurat ( accurate); artinya nilai yang disampaikan itu tepat dan benar.

2.       Tepat Waktu timeliness); informasi yang dihasilkan tidak kadaluarsa.

3.       Relevan (relevance); bahwa informasi sesuai dengan kebutuhan pemakainya.

Disamping itu Sistem Informasi yang baik harus didukung oleh teknologi informasi sebagai support system untuk mendukung kelncaran arus informasi yang dibutuhkan., hal ini dikarenakan teknologi informasi yang terdiri dari komputer, internet dan telekomunikasi (5):

1. Mendukung operasi bisnis sehari hari; seperti kegiatan sejak pemesanan barang, penjualan, akuntansi,  sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan sistem informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fngsi bisnis menjadi kritis/penting.
2. Mendukung pengambilan keputusan managerial sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan bisnis dengan efektif dan efisien.
3.  Mendukung keunggulan strategis. Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
4. Meningkatkan pelayanan secara global/menyeluruh yang artinya dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhada  perusahaan (pemasok/supplier, pembeli, masyarakat dan stakholder lainnya).

2.3   Pengendalian internal

Sistem pengendalian intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya. Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO), menjelaskan bahwa Pengendalian Intern adalah suatu proses   yang diterapkan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk member suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan. Menurut Mulyadi (2010:163), 

Tujuan Pengendalian Internal adalah :

a.       Terjaganya kekayaan organisasi; baik secara fisik maupun kelengkapan dokumen dari asset asset atau kekayaan organisasi

b.      Efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan; Direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan perusahaan dengan meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan

c.       Keandalan laporan Keuangan; Laporan keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

d.      Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan; Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.

Sedangkan struktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu:

1.       Lingkungan pengendalian : merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain meliputi: integritas, nilai etika, kompetensi personil perusahaan, falsafah manajemen dan gaya operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

2.       Penilaian resiko : identifikasi, analisa dan mitigasi atas resiko yang relevan untuk mencapai tujuan berkaitan dengan bagaimana semuah risiko dapat dikendalikan sehingga tidak mengganggu upaya pencapaian tujuan. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal  dan kemudian dipetakan sesuai dengan level-levelnya.

3.       Aktivitas pengendalian : Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

4.       Informasi dan Komunikasi : Di dalam perusahaan (organisasi). Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi inernal maupun kejadian eksternal, aktifitas,dan kondisi maupun prasayarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperolah informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

5.       Pengawasan : pengendalian intern seharusanya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan dan penanganannya secara structural dan langsung dipertanggungjawabkan ke level manajemen puncak atau dewan direksi baik berupa hasil pengawasan atas pemborosan maupun hasil kerja yang memuaskan di semua level.

Kelima komponen ini tersebut saling terkait dan menguatkan untuk dapat memberikan kinerja sistem terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi bisnis perusahaan. Sistem pengendalian internal akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan dan menjadi asset perusahaan  yang terus dijaga dan dikembangkan kearah yang lebih baik.

Sementara keterbatasan-keterbatan dari sebuah pengendalian internal, menurut Mulyadi (2010;181) yang melekat dalam setiap komponen pengendalian internal antara lain : Adanya kesalahan dalam pertimbangan, adanya gangguan, praktek kolusi, pengabaian oleh manajemen serta pertimbangan manfaat dan biaya.

III.    METODELOGI PENELITIAN

Metodelogi menggunakan metode kepustakaan, dimana informasi diperoleh dari artikel, modul dan internet  serta tinjauan atas hasil  kajian  desk study.

IV.    KAJIAN ATAS APLIKASI BATU BARA ONLINE (BBO)

Batu Bara Online (BBO) adalah sebuah Sistem Informasi dan Aplikasi Pengendalian Manajemen terhadap tata kelola pengadaan BahanBakar batubara  yang dibangun oleh PT PLN (Persero) secara online. Sistem/Aplikasi tersebut mengelola pengadaan batubara untuk seluruh Pembangkit PLTU yang dimiliki oleh PLN di seluruh Indonesia, sejak tahap perencanaan, pengiriman, pembongkaran di lokasi yang dituju sampai dengan proses pembayaran yang dilakukan secara terpusat. Sistem/Aplikasi ini mulai dibangun sejak tahun 2011 bersama dengan Anak Perusahaan ICON+ dan kemudian terus mengalami perkembangan dan penyempurnaan sampai dengan saat ini (tahun 2018).

 

4.1. Tantangan bagi PT PLN (Persero)

Pembangunan Sistem/Aplikasi BBO dilakukan berdasarkan tantangan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) yaitu :

1. Kebutuhan data dan informasi untuk perencanaan kebutuhan persediaan (stok)
2. Kebutuhan akan pengendalian internal atas proses pengadaan dan manajemen persediaan (stok) yang diatur dalam Standar Operation Procedure (SOP) yaitu Perencanaan dan Pengadaan, Pengiriman, Penerimaan dan Pengelolaan Persediaan serta Penagihan dan Pembayaran
3. Integrasi data dan otomatisasi proses bisnis
4. Roll-out aplikasi BBO ke seluruh PLTU yang tersebar
5. Keamanan data yang tersimpan dalam database
6. Ketersediaan layanan aplikasi BBO secara cepat dan tepat

Tantangan-tantanagn itulah yang kemudian berusaha diatasi oleh Sistem/Aplikasi BBO dengan menggunakan risk-based approach untk mencapai integritas proses dan infrastruktur, serta keamanan dari Aplikasi BBO.

4.2. Pengguna  Aplikasi BBO

Paling sedikit aplikasi BBO tersebut melibatkan 6 pihak dalam operasinya  dengan tingkat kepentingan yang berbeda beda:

1.       Pemasok atau Vendor ; pihak yang menjual Batubara ke PLN dengan kepentingan kepastian jumlah volume yang akan dikirim, tingkat harga dan skema pembayaran (lama waktu pembayaran)

2.       Transportir ; pihak yang memiliki fasilitas pengangkutan batubara seperti truk, tongkang atau vessel dengan kepentingan jumlah volume yang akan diangkut, tarif angkutan, sistem pengiriman, lokasi sumber batubara serta PLU tujuan.

3.       Surveyor ; pihak independen yang  melakukan penilaian atas jumlah volume batubara serta kualitasnya.  Surveyor berkepentingan untuk menerbitkan laporan berupa sertifikat berat serta sertifikat kualitas batubara sebagai dasar diterima atau ditolaknya batubara oleh PLTU PLN serta dasar perhitungan nilai harga bataubara. Sertifikat yang dihasilkan berupa COW dan COA ( Certiface of Weigt dan Cerifice of Analysis ).

4.       Pihak PLN  Unit ( PLTU dan Unit); berkepentingan untuk menjaga agar ketersediaan stok batubara di PLTU tidak kurang yang dapat mengancam operasional PLTU agar tidak terjadi pemadaman, ataupun agar jangan sampai stok batubara berlebihan yang berdampak inefisiensi.

5.       Divisi Batubara (DIV Batubara); salah satu Divisi di PT PLN (Persero) yang diberi tugas dan wewenang untuk melakukan pengendalian terhadap Batubara. Divisi inilah yang bertanggungjawab atas pengelolaan Batubara di PLN. Hasil pengelolaannya dipertanggungjawabkan kepada BOD (Board of Director).

6.       Divisi Treasury (DIB Tre);  adalah Divisi yang diberitakan tanggungjawab untuk menyediakan dan mengelola Kas Pembayarn Batubara yang dibeli oleh PLN.

Pihak lain yang sangat berkepentingan dengan Aplikasi BBO ini adalah Satuan Pengawasan Internal (SPI dan juga Satuan Pengendali Kinerja Korporat (SPKK),  karena melalui Aplikasi ini maka informasi dan data berkaitan dengan pengelolaan pengadaan batubara menjadi lebih cepat dan akurat tersaji. Demikian jug dengan pengukuran kinerja unit maupun korporat berkaitan dengan pengelolaan batubara menjadi lebih baik.

4.3. Permasalahan dan Inisitif Stategis Penyempurnaan.

Setelah Aplikasi Batubara (BBO) sampai dengan akhir tahun 2017 di aplikasikan di seluruh Indonesia maka sasaran sasaran utama PLN berkaitan dengan Perencanaan Stok, aliran dokumen, pelaporan dan pembayaran sekilas tidak ada masalah dan teratasi dengan baik, utamanya berkaitan dengan Good Corporate Governance; akan tetapi setelah dilakukan kajian terhadap lamanya waktu pembayaran, ditemukan beberapa permasalahan serta potensi perbaikan dan efisiensi dengan ujung permasalahan pada lamanya waktu pembayaran. 

Hasil kajian ini belum final tetapi bisa menjadi gambaran untuk penyempurnaan ke depan, antara lain :

1.    Lama waktu realisasi pembayaran, masih dianggap lama; SLA (servive level agreement) selama  52 hari sejak batubara dari titik pengangakutan sampai realisasi pembayaran, namun untuk beberapa pengiriman relisasinya sekitar 84 hari.

2.    Imput data dan dokumen masih dilakukan secara manual ke dalam Aplikasi.

3.    Proses aprovel dokumen yang melalui beberapa tahap dan level memakan waktu cukup lama.

4.    Adanya peristiwa-peristiwa di lapangan yang belum masuk dalam sistem/Aplikasi; seperti terjadinya kondisi force majeure, proses uji umpire, amandemen harga, perubahan tujuan dll.

5.    Integritas proses dan infrastruktur, serta keamanan applikasi perlu di tingkatkan.

6.    Pengarsipan dokumen yang masih belum maksimal dan efisien.

Berdasarkan gambaran sekilas tentang permasalahan pada Aplikasi BBO, maka beberapa Inisiatif stategis perlu dilakukan antara lain :

1. Sebagai sebuah sistem Informasi berbasis IT, maka Aplikasi BBO dikembangkan dengan mengurangi dan bahkan menghilangkan aktivitas manual dalam input data dengan memanfaatkan teknologi OCR (Optical Character Recognition) dimana data data yang ada dalam dokumen secara otomatis dibaca oleh sistem.
2. Mempercepat proses Aproval dari meja ke meja  dengan mengaplikasikan Tandatangan/paraf Electronik dimana saat ini sudah ada Badan yang mensertifikasi tandatangan/paraf elektronik yaitu Badan Sandi dan Siber Negara (BSSN).
3. Menambahkan fitur Mobile application untuk kemudahan approval dan data entry.
4. Interface langsung ke SAP sehingga proses pelaporan Akuntansi dan Keuangan cepat dan akurat.
5. Memperbaiki beberapa SOP berkaitan dengan Uji Umpire, Force majeour, perubahan tujuan, amandemen harga dll sehingga lebih cepat dan ditangani secara Digital.

Dengan beberapa inisitif tersebut maka diharapkan lama waktu pembayaran dan security data batubara menjadi lebih baik.

Ilustrasi teoritis yang bisa diperoleh PLN dengan melakukan beberapa Inisiatif strategis diatas antara lain:

1. Potensi penghematan yang bisa dilakukan bila proses pembayaran dapat dipercepat adalah adanya keinginan dari pemasok untuk memberikan discount atas pembayaran yang dipercepat. Misalnya dari 84 hari menjadi 30 hari, adalakh sebesar 0,5%-1% yang artinya selama satu tahun PLN bisa melakukan penghematan sebesar +/- sebesar Rp   210 - 420 Milyar  (0,5%-1%  x Rp 42 Triliun).
2. Terjadi Paperless dan pengurangan jumlah SDM yang terlibat cukup signifikan mengurangi biaya operasional. Beberapa SDM dapat dialihkan ke pekerjaan yang produktif lainnya.
3. Kendali atas jumlah stok batubara manjadi optimal sehingga potensi pemborosan atau potensi kekurangan stok dapat teratasi.
4. Perencanaan Arus Kas menjadi lebih akurat dan baik sehingga dana dapat di optimalkan.
5. Keamanan dokumen dan Informasi meningkat dengan baik.

V.      KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang masih  terbatas tersebut, disimpulkan bahwa Kajian atas implementasi Aplikasi Batu Bara Online (BBO) yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) untuk mengendalikan tata kelola Biaya Batubara perlu dilakukan dengan memanfaatkan Kemajuan di bidang Teknologi Informasi agar :

-          Lebih berdaya guna untuk peningkatan efisiensi dan citra PLN di pihak lainnya.

-          Pengendalian atas Persediaan Batubara lebih optimal.

-          Pengamanan terhadap arsip dokumen lebih baik

-          Dukungan terhadap  Laporan Keuangan lebih tepat waktu dan akurat.

-          Pengambilan keputusan Manajemen yang didukung oleh laporan BBO lebih tepat dan cepat

VI.       SARAN-SARAN

Untuk mendukung kesimpulan di atas maka disarankan agar :

• Aplikasi BBO dilengkapi dengan memanfaatkan OCR,  sertifikasi tandatangan elektronik  dan mobile approval.
• Security atas infrastruktur dan Aplikasi tetap di prioritaskan untuk keamanan data dan informasi. Termasuk interface dengan SAP untuk ketepatan dan kecepatan laporan.
• Dukungan manajemen serta anggaran  untuk penyempurnaan aplikasi sangat signifikan dan mutlak diperlukan.

DAFTAR BACAAN :

(1)   PT PLN (Persero) “Laporan Keuangan PT PLN (Persero) tahun 2017”

(2)    Rahman “Apa itu sistem” September 2017

(3)    Enda “Analisis Sistem”September 2017

(4)    Hafzi Ali, Prof.,Dr., CMA. “Modul Kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Internal”, 2018

(5)    EY “Laporan Hasil kajian dan Rekomendasi Aplikasi BBO” Oktober 2013

(6) Accenture Consulting “Treasury Transformation-Digital Management System-Sharing session”Desember 2017.