Artikel Sistem Pengendalian Internal
Artikel: Sistem Pengendalian Internal
Dosen Pengampu : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CM.
Tentang
Sistem Informasi Akuntansi, EDP dan Sistem ERM
Disusun Oleh :
Toharudin (55517120012)
MAGISTER AKUNTANSI
PROGRAM PASCASARJANA (S2)
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2018
A. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
Sistem Informasi dalam suatu perusahaan/ organisasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan/organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomonikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Salah satu sistem informasi yang sangat berperan dalam perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yaitu sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.
Peran penting Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk membantu pemakai akuntansi yaitu pihak luar (ekstern) perusahaan dan pihak dalam (intern) perusahaan. Karena itu maka tujuan Sistem Informasi Akuntansi haruslah, minimal sebagai berikut :
1. Untuk mendukung operasi-operasi sehari hari (to support the-day to day operational)
2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen ( to support decision making by internal decision makers)
3. Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban ( to fulfill obligation relating to stewardship).
Kemajuan teknologi sangat berpengaruh terhadap perkembangan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan. Peran penting teknologi terutama dalam mempercepat proses pengolahan data menjadi informasi yang seringkali harus melalui serangkaian tahapan rumit dan kompleks dengan tuntutan ketelitian yang tinggi. Pada awalnya, rangkaian proses administratif di bidang keuangan yang diselaraskan dengan proses bisnis yang dijalankan memakan waktu yang cukup lama karena bergantung pada tenaga manusia (human resources) melalui proses manual (paper based). Belum lagi nantinya dihadapkan pada kegagalan proses karena kesalahan manusiawi (human error) atau sistem manual yang kompleks.
Dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, terutama komputer dengan peranti lunak (software) yang ada, sangat membantu mempercepat proses administratif dan meningkatkan ketelitian (accuracy) informasi yang dihasilkan, baik informasi keuangan maupun non keuangan. Dengan perkembangan teknologi, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi sistem informasi berbasis komputer atau yang sering dikenal dengan Electronic Data Processing (EDP). Seiring banyaknya kebutuhan perusahaan mengenai software yang saling terintegrasi dengan berbagai aspek di perusahaan, maka muncul sebuah software sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang membantu pengguna dan perusahaan dalam menghasilkan informasi yang lebih berkualitas dan mudah dipahami termasuk Sistem Informasi Akuntansi. Migrasi sistem informasi akuntansi tradisional menuju sistem informasi akuntansi berbasis komputerisasi merupakan suatu tantangan baru bagi para pengguna ataupun bagi perusahaan.
B. Electronic Data Processing (EDP)
Electronic Data Processing (EDP) merupakan pemrosesan data dengan sistem komputerisasi (computer based) sehingga pemrosesan suatu jenis data dapat dijalankan secara otomatis (automatically). EDP dimanfaatkan perusahaan untuk memproses suatu jenis transaksi yang berulang dengan jumlah data yang besar sehingga diharapkan biaya pengolahan informasi dapat ditekan (lowering cost) dan keandalan informasi (reliability) dapat ditingkatkan. EDP membutuhkan peranti keras (hardware) maupun peranti lunak (software) yang terdiri dari sistem program dan aplikasi program dalam pengoperasiannya. Pemrosesan data secara elektronik memungkinkan suatu entitas dapat menyajikan informasi yang berguna bagi pengambilan keputusan secara cepat dan akurat.
Data dan informasi dapat diselenggarakan secara otomatis berbasis computer dan akuntansi berperan penting dalam siklus pengolahan data. Contohnya seperti bagaimana data dapat ditata sedemikian rupa agar mudah dalam menghasilkan informasi? Bagaimana cara menyimpan data dan informasi atau memperbaharui sistem informasi agar seluruh pengguna yang membutuhkan dapat mudah mengakses ataupun memahami hasil dari informasi tersebut? Dengan demikian, salah satu peranan penting SIA adalah membantu proses transaksi perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien, yaitu dengan beralih dari sistem informasi manual yang menggunakan paper based menjadi sistem informasi yang menggunakan computer based.
Komponen pengelolaan data dibagi menjadi 4, yaitu input data, penyimpanan, proses data, dan terakhir adalah output informasi. Secara umum, tahapan pengelolaan data dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Input Data
Langkah pertama dalam EDP adalah proses input data untuk menggambarkan transaksi data dan mencatat data tersebut ke dalam sistem. Data yang dikumpulkan atas aktivitas bisnis harus dilihat dari ketiga aspek berikut ini:
a. Setiap kepentingan dalam aktivitas bisnis
b. Kebutuhan sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas bisnis
c. Karyawan yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas bisnis.
Dalam proses input data yang menggunakan computer based, biasanya merupakan gambaran atas kebutuhan pengguna yang akan dimasukkan dalam sistem. Sistem informasi yang menggunakan computer based akan memudahkan pengguna dalam meningkatkan pengendalian seperti membuat kode nomor urut dalam dokumen sumber pembelian secara otomatis yang dilakukan oleh sistem untuk setiap transaksi baru.
2. Penyimpanan Data
Data merupakan sumber penting bagi perusahaan. Meskipun data telah tersedia tetapi tidak menjamin bahwa data tersebut akan berguna bagi pengguna. Perusahaan sudah sewajarnya untuk selalu memberikan kemudahan bagi pengguna dalam mengakses data yang relevan dan sesuai dengan kebutuhannya. Contohnya, bagi akuntan yang membutuhkan Sistem Informasi Akuntasi dalam membuat sebuah laporan keuangan yang terdiri dari beberapa langkah atau proses, seperti menyiapkan buku besar (general ledgers) ataupun buku besar pembantu (subsidiary ledgers) sebagai tempat penyimpanan data dengan membuat teknik pengkodean atas setiap produk dari aktivitas bisnis ataupun dari setiap akun dalam laporan keuangan, membuat jurnal umum, jurnal khusus. Apabila menggunakan sistem informasi tradisional membutuhkan banyak kertas ataupun buku yang kemudian mungkin disatukan dalam beberapa order. Namun, dengan menggunakan konsep penyimpanan berbasis komputer pada sistem informasi modern akan dapat meningkatkan efisiensi untuk jangka panjang dari segi biaya pembelian kertas ada dan meningkatkan efektivitas kinerja pengguna SIA seperti akuntan.
Dengan menggunakan konsep sistem informasi berbasis komputer, bukan hanya data yang dibutuhkan akuntan saja yang tersedia. Namun, data seperti jumlah Karyawan, produk yang paling banyak terjual, bahan baku yang tersedia akan dapat dilihat secara berkala dengan membuat sistem informasi yang saling terintegrasi.
Buku besar yang terdapat pada konsep penyimpanan berbasis komputer dikenal dengan master file. Di dalam master file biasanya dikenal dengan penggunaan file-oriented systems. Sedangkan dalam database biasanya dikenal dengan penggunaan database system, seperti master file program penjualan dan database sistem manajemen. Adapun file transaksi akan merekam atau memperlihatkan jejak transaksi akan merekam atau memperlihatkan jejak transaksi bisnis perusahaan atapun transaksi setiap divisinya secara spesifik atau secara real time.
3. Proses Data
Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, maka perusahaan harus menjaga proses arus database. Terdapat 4 perbedaan tipe dalam proses aktivitas data yang biasa dikenal dengan sebutan CRUD, yaitu:
a. Creating atau membuat arsip data baru, seperti database gaji Karyawan.
b. Reading atau membaca, mendapatkan data kembali atau melihat keberadaan data.
c. Updating atau memperbaharui penyimpanan data sebelumnya.
d. Deleting atau menghapus data, seperti menghapus vendor yang sudah lama tidak melakukan transaksi bisnis dengan perusahaan.
4. Output Informasi
Langkah terakhir dalam siklus pengolajan data adalah Output Informasi. Output informs dapat berupa soft copy dan hard copy dalam bentuk dokumen, Laporan maupun respon permintaan.
C. Enterprise Resource Planning (ERP)
Dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA) tradisional, sistem proses transaksi berfokus pada data keuangan dan transaksi akuntansi. Namun kemudian banyak perusahaan melihat bahwa aspek non keuangan juga diperlukan sehingga dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan aspek keuangan dengan aspek non keuangan dimana Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputerisasi.
Sistem tersebut adalah Sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem ERP ini mengintegrasikan seluruh aspek yang terdapat dalam operasional perusahaan. Sistem ERP ini berguna mengumpulkan, memproses, menyimpan data, menyediakan informasi untuk manajemen dan pihak luar yang mebutuhkan akses informasi perusahaan. Proses outomatisasi yang dihasilkan dari sistem ERP yang berbasis komputerisasi ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan, kualitas informasi real time,kualitas keputusan dan kepuasan pengguna sistem.
Sistem ERP yang dikembangkan memiliki beberapa jenis modul dimana masing-masing modul menggunakan praktik bisnis terbaik untuk optimalisasi standar proses bisnis. Semua modul tersebut terintegrasi dalam sistem ERP.
Jenis-jenis modul ERP sesuai dengan kebutuhan perusahaan, anata lain :
1. Modul Siklus Penerimaan Kas; Penerimaan pesanan, Penjualan produk atau penyerahan jasa, Penerimaan pembayaran.
2. Modul Siklus Pengeluaran Kas; Pembelian produk, Pembelian Barang dan penerimaan jasa, Pembayaran.
3. Modul Siklus Produksi; Pemakaian Jam Kerja Karyawan, Bahan baku, Penggunaan Mesin, pembuatan Produk Jadi.
4. Modul Manajemen SDM dan Penggajian; Mendapatkan waktu jam kerja karyawan, Penggajian dll.
5. Sistem Buku Besar dan Pelaporan; Menghasilkan Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen lainnya.
Disamping modul-modul tersebut, ERP juga menyediakan aplikasi Proyek Manajemen seperti aktivitas manajemen, Customer Relationship Management (CRM) dan Sistem Penggunaan seperti Master File data.
Ringkasan Keuntungan menggunakan Sistem ERP antara lain :
1. Sistem ERP menyediakan sistem yang saling terintegrasi
2. Input data dilakukan hanya sekali saja untuk penggunaan sistem lainnya.
3. Pemantaun ke seluruh areal bisnis perusahaan dapat dilakukan oleh manajemen dengan ERP
4. Perusahaan mendapatkan akses keuntungan dalam mengontrol sistem.
5. Prosedur dan Laporan dapat distandarkan sesuai dengan standar di setiap unit bisnis.
6. Peningkatan pelayanan kepada konsumen
7. Prouktivitas produksi meningkat dengan adanya informasi real time tentang kebutuhan bahan baku, pesanan produk, persediaan dan lain-lain.
Sedangkan kelemahan penggunaan Sistem ERP diantaranya sebagai berikut :
1. Biaya yang cukup tinggi untuk pembelian hardware ERP, Software dan Konsultan
2. Pembangunannya membutuhkan waktu yang cukup lama
3. Terjadi perubahan proses bisnis
4. Terlalu kompleks
5. Adanya penolakan atau resistensi terhadap perubahan.
PENERAPAN ERP DI PT PLN (PERSERO)
Penerapan ERP di PT PLN (Persero) sejak tahun 2005 sebagai bentuk inisiasi perusahaan atas kemajuan teknologi informasi yang dapat mendukung peningkatan kinerja perusahaan. Salah satu perangkat lunak ERP yang digunakan oleh PLN adalah System Aplikasi and Product (SAP) terutama untuk Bidang Keuangan, Logistik dan Sumberdaya Manusia. Tahap awal penerapannya adalah di bagian Sumberdaya Manusia (SDM). Dalam Implementasinya sebelumnya dilakukan beberapa kali uji coba dibebarpa kantor Distribusi PLN kemudian setelah dipandang memadai barulah di louncing ke seluruh unit PLN pada tanggal 29 Desember 2005.
Pada saat ini, modul yang sudah ada dalam ERP berbasi SAP PT PLN (Persero) adalah :
1. Modul Cash Management; yaitu modul yang mengelola sistem penerimaan, pengeluaran , dan pengendalian dan PT PLN (Persero). Sub modul yang dibangun antara lain modul P2PST (Pengelolaan Piutang Pelanggan secara terpusat), Billing terpusat dan Imprest Terpusat.
2. Modul Material Management; yaitu modul yang berkaitan dengan pengendalian terhadap semua material yang dimiliki dan digunakan oleh PT PLN (Persero), baik material pemeliharaan maupu material cadang yang merupakan bagian dari aktiva tetap. Sub modul yang dikembangkan adalah Aplikasi pengelolaan Gudang.
3. Modul Human Resources ( SDM); merupakan modul yang paling awal dibangun oleh PLN berkaitan dengan manajemen organisasi, Administrasi kepegawaian, Penggajian dan Administrasi waktu kerja.
4. Modul Report Writer; Merupakan Modul yang khusus berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi dimana Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen lainnya dihasilkan dari modul ini. Sub Modulnya antara lain adalah GL-Magic.
Dari uraian singkat tersbut diatas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) akan dapat Optimal bagi perusahaan, manajemen dan pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan bila ditunjang oleh sistem pengolahan data berbasis komputer (EDP) serta Sistem Perencanaan Pengelolaan Sumberdaya (ERP) yang baik.
Sedangkan saran yang perlu jadi pemikiran ke depan adalah bagaimana agar Sistem ERP terutama di PT PLN (Persero) ini menunjang era Digitalisasi yang akan mengubah proses bisnis, otorisasi dokumen, pengarsipan, paper less, real time, serta peningkatan GCG dengan peningkatan efisiensi perusahaan, dapat diterapkan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA, 2018, Sistem Informasi dan Pengendalian Internal, Modul Kuliah Program studi Magister Akuntansi, Universitas Mercubuana.
2. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta; Salemba empat
3. Faiz Zamzami, Nabella Duta Nusa, Ihda Arifin Faiz, 2016, Sistem Informasi Akuntansi, Cetakan Kedua Oktober 2016, Gajahmada University Press.
Comments
Post a Comment